Meine KI Arbeit 2025 bis heute
Was passiert eigentlich, wenn ein KI-Anbieter seine Bedingungen ändert, eine Funktion abschaltet oder ein bisher genutztes Modell nicht mehr zur Verfügung steht?
Diese Frage beschäftigt mich inzwischen stärker als die Suche nach dem nächsten neuen KI-Werkzeug.
In meiner aktuellen Phase geht es deshalb um Unabhängigkeit, Datenhoheit und stabile Arbeitsprozesse. Das Ziel ist nicht, jede Aufgabe vollständig zu automatisieren. Ich möchte eine Umgebung schaffen, in der unterschiedliche KI-Modelle mit einer gemeinsamen, von mir kontrollierten Wissensbasis arbeiten können.
Das Wissen darf nicht im Chat bleiben
In meinen ersten Jahren mit KI lagen viele wertvolle Ergebnisse in einzelnen Chats.
Dort waren sie zwar vorhanden, aber nur schwer auffindbar und kaum mit anderen Projektdaten verbunden. Wechselte ich das Werkzeug, blieb ein Teil des erarbeiteten Wissens zurück.
Heute versuche ich deshalb, das Modell und die Daten konsequent voneinander zu trennen.
Projektwissen, Dokumentationen und wiederverwendbare Arbeitsbausteine speichere ich möglichst in offenen Formaten wie Markdown. Diese Dateien bilden mein persönliches „Second Brain“.
Der Vorteil: Die Informationen gehören nicht zu einem bestimmten KI-Modell. Fällt ein Dienst weg oder eignet sich ein anderes Modell besser, kann dieselbe Wissensbasis weiterverwendet werden.
Modelle können wechseln. Das eigene Wissen muss erhalten bleiben.
Eine eigene Infrastruktur als Arbeitsgrundlage
Ein weiterer Baustein ist mein eigener virtueller Server, kurz VPS.
Auf dieser Infrastruktur kann ich ausgewählte Dienste und automatisierte Abläufe selbst betreiben. Dadurch lässt sich genauer festlegen, wo Informationen gespeichert, wie sie verarbeitet und welche Systeme miteinander verbunden werden.
Business Anwendungen von ChatGPT und Google Workspace machen Lösungen nicht automatisch datenschutzkonform. Dazu gehören weiterhin die AAV, Zugriffskonzepte, Verschlüsselung, Datensparsamkeit und klare Löschregeln.
Der VPS schafft jedoch eine wichtige Voraussetzung: mehr technische Kontrolle und weniger Abhängigkeit von einzelnen Standardlösungen.
Gerade bei Projekt-, Teilnehmer- und Mandantendaten ist diese Kontrolle für mich zu einem Qualitätsmerkmal geworden.
Wenn aus einzelnen Prompts ein Ablauf wird
Früher führte ich jeden Arbeitsschritt selbst im Chat aus: Informationen einfügen, Zusammenfassung anfordern, Aufgaben herausziehen, Ergebnisse übertragen und Dateien ablegen.
Heute verbinde ich solche Schritte zunehmend zu agentenbasierten Workflows.
Ein Agent ist für mich dabei kein digitaler Mitarbeiter, der eigenständig alle Entscheidungen trifft. Es handelt sich vielmehr um einen spezialisierten Assistenten mit einem klar begrenzten Auftrag.
Ein solcher Ablauf kann beispielsweise:
- ein Gesprächstranskript erfassen,
- Entscheidungen und offene Aufgaben herausarbeiten,
- die Ergebnisse einer vorgegebenen Projektstruktur zuordnen,
- einen Entwurf für das Protokoll erstellen,
- die Informationen in der Wissensbasis ablegen und
- mir das Ergebnis zur Kontrolle vorlegen.
Der entscheidende Unterschied liegt nicht unbedingt in der Qualität eines einzelnen Textes. Der Mehrwert entsteht dadurch, dass der gesamte Vorgang nach einem festgelegten Muster abläuft.
Automatisierung braucht Kontrolle
Auch ein gut aufgebauter Agent kann Zusammenhänge falsch bewerten, Informationen übersehen oder eine Formulierung missverstehen. Deshalb bleibt die Qualitätskontrolle fester Bestandteil meiner Prozesse.
Die KI strukturiert, verdichtet und bereitet vor. Ich prüfe die Ergebnisse, bewerte ihre Bedeutung und gebe sie frei. Strategische Entscheidungen und die Verantwortung für das Ergebnis bleiben bei mir. Diese Aufgabenteilung hat sich für meine Arbeit als sinnvoll erwiesen:
Die KI übernimmt Routinen. Der Mensch übernimmt Bewertung und Verantwortung.
Es geht also nicht darum, den Menschen aus dem Prozess zu entfernen. Es geht darum, ihm mehr Zeit für die Aufgaben zu geben, bei denen Erfahrung, Kommunikation und Urteilsvermögen entscheidend sind.
Vom einzelnen Werkzeug zum Gesamtsystem
Wenn ich meine Arbeit seit 2022 betrachte, erkenne ich eine klare Entwicklung.
Am Anfang stand der einzelne Chat. Danach kamen strukturierte Prompts und eigene Assistenten. Es folgten quellenbasierte Werkzeuge wie NotebookLM, lokale Modelle und eine systematische Dokumentation.
Heute geht es darum, diese Elemente zu einem belastbaren Arbeitssystem zu verbinden.
MindManager bleibt dabei ein wichtiges Werkzeug, um Zusammenhänge sichtbar zu machen. Offene Dateien bilden die Wissensbasis. Lokale Modelle und Dienste auf dem eigenen Server ermöglichen kontrollierbare Verarbeitungswege. Agenten übernehmen wiederkehrende Arbeitsschritte.
Keines dieser Elemente löst allein alle Probleme. Erst ihr Zusammenspiel erzeugt einen praktischen Nutzen.
Meine wichtigste Erkenntnis nach mehreren Jahren
Der größte Wert liegt nicht im neuesten Modell und auch nicht im längsten Prompt. Der eigentliche Wert entsteht durch strukturiertes Wissen und durch Prozesse, die zur eigenen Arbeit passen. Wer heute mit dem Aufbau einer KI-Lösung beginnt, sollte deshalb nicht zuerst fragen: „Welches Tool sollen wir kaufen?“
Die besseren Fragen lauten:
- Welchen Prozess möchten wir verbessern?
- Welche Informationen benötigt dieser Prozess?
- Woher stammen diese Informationen?
- Wer prüft das Ergebnis?
- Wo wird das neu entstandene Wissen abgelegt?
- Können wir den Prozess auch mit einem anderen Modell weiterführen?
Aus meinen ersten Versuchen mit ChatGPT ist so Schritt für Schritt eine eigene Arbeitsumgebung entstanden. Sie ist nicht fertig und wird es vermutlich auch nie sein. Dafür entwickelt sich die KI-Welt zu schnell.
Aber das Fundament steht: klare Prozesse, kontrollierbare Daten, offene Formate und der Mensch als verantwortliche Instanz.
Werkzeuge dieser Phase: ChatGPT Desktop App, Gemini Notebook, Gemini Workspace, eigener VPS, lokale und selbst gehostete Modelle, agentenbasierte Workflows, offenes Second Brain, Hermes Agent, MiroFish und MindManager
Wo liegt Dein wichtigstes Projektwissen heute? In den Systemen eines Anbieters – oder in einer Struktur, über die Du selbst die Kontrolle hast?
