Verknüpfung MS Project und Excel – Tipp für die erweiterte Arbeit

letztes Änderung am Dezember 11, 2011

Problemstellung:

Der Fortschritt in der Abarbeitung der Arbeitspakete bzw. Vorgänge wird durch die Mitarbeiter selbstständig erfasst. Diese Zeiterfassung erfolgt in einer Excel Tabelle. 

Die Aufgabe des Projektleiters ist es den Projektfortschritt im Projektplan zu dokumentieren. Um keinen Mehraufwand zu haben und Fehler zu vermeiden, möchte der Projektleiter die Daten aus Excel automatisch in den Projektplan übernehmen.

Ausgangstabelle Excel: Hier werden die Zeiten manuell vom Mitarbeiter eingetragen 
Vorgangsliste MS Project: Hier sollen die Daten automatisch erscheinen
In die Spalte [Aktuelle Arbeit] möchte der Projektleiter den Abarbeitungsfortschritt importieren.

Wie funktioniert das? Durch eine Verknüpfung der entsprechenden Zellen wird das möglich.

  • In MS Project muss die entsprechende Spalte, welche die Daten aufnehmen soll, eingefügt werden. Spalte [Aktuelle Arbeit]
  • Die Zellen, hier im Beispiel [erfasste Stunden] in der Excel Tabelle,  markieren und kopieren
  • Nun wird die Verknüpfung zwischen beiden Tabellen herstellen. Wählen Sie in MS Project den Menüpunkt: Inhalt einfügen über die rechte Maustaste  aus. Aktivieren Sie die Option: „Verknüpfung einfügen“ und markieren Sie „Textdatei“. Befehl mit OK abschließen.
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Nun haben Sie die Verknüpfung zwischen den beiden Tabellen hergestellt.
Die Daten werden automatisch aktualisiert. Die Aktualisierung funktioniert auch, wenn eine von beiden Anwendungen geschlossen ist.
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Es lassen sich die unterschiedlichsten Datenverknüpfungen herstellen. Überlegen Sie dabei genau, welche Spalten in Project mit welchem Inhalt belegt sind,  um eine effektive Datenkontrolle zu haben. 
  • Guten Tag Herr Winter,

    vielen Dank für den obigen Artikel.
    Ich habe alles so eingerichtet, wie oben steht. Ich habe Excel-Zellen mit einer Project-Datei mit Unterprojekten geknüpft.
    Wenn ich die Project-Datei geschlossen und wieder geöffnet habe, wird die Verknüpfung mit excel nicht aktualisiert; erst wenn ich eine weiter Verknüpfung zur selben Excel-Datei herstelle.
    Können Sie mir helfen?

    Vielen Dank im Voraus
    Pablo

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  • Wenn man spezielle Anforderungen an Excel hat, kann man ja auch Anwendungen, die Excel-orientiert sind, nutzen. Diese lassen sich ja von Experten wie hier programmieren und beibringen. Meiner Meinung nach vernünftiger, als ewig lange Arbeitsprozesse aufzuwenden. Mit einer Anwendung kann man schließlich viele Funktionen in einem Befehl unterbringen und so schneller arbeiten.

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    Arbeitet als Berater, Coach und Trainer mit den Schwerpunkte Projektmanagement, Prozessmanagement, Russischer Markt und Existenzgründung, Kommunikation, MindManager, MS Project,

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