Und die Meldungen hören nicht auf, jeden Tag etwas Neues vom Großflughafen Berlin. Falsche Einschätzungen, gravierende Mängel, Absetzungen und Berufungen.
Im Projektmanagement wird immer wieder von Erfolgsfaktoren gesprochen. Also was führt zum Erfolg eines Projektes? Ich habe mal fünf Punkte herausgegriffen, die aus meiner Sicht sehr wichtig sind.
- Organisation, Rollen und Kompetenzen – Projektmanagement muss in der Organisation gelebt werden, von Oben nach Unten. Ein Projektleiter ist keine Alibifunktion. Einmal übertragene Kompetenzen und Verantwortlichkeiten kann ich als Auftraggeber nicht ständig aufheben, untergraben bzw. anzweifeln. Eigene Entscheidungen gegen den Rat der Fachleute duchsetzen.
- Ziele und Anforderungen – Schlecht formulierte, nicht messbare Ziele führen nach Abschluss des Projektes zu Streitigkeiten. Ständig neue Anforderungen der Auftraggeber an das Projekt bedeuten ständig neue Änderungen. Für die Umsetzung muss Zeit und Geld zur Verfügung gestellt werden. Fragen: „Darf diese Änderung überhaupt umgesetzt werden? Oder sprechen sogar Gesetzlichkeiten dagegen?“ müssen mit als Erstes geklärt werden.
Nach Fertigstellung seines Hauses sagt der Bauherr zum Architekten: „Ich hatte mir das ganz anders vorgestellt. Sie hatten doch einen klaren Auftrag. Bauen sie mir mein Haus. Warum sieht es nicht so aus, wie ich mir das vorgestellt habe?“
- Überwachung / Controlling – Ständiger Soll / Ist – Vergleich, eine Hauptanforderung an einen Auftraggeber, Projektleiter, Arbeitspaketverantwortlichen usw. Jeder auf seiner Ebene hat seine Verantwortung, die er nicht auf andere abschieben kann. Nur für diese Arbeit brauche ich Voraussetzungen und Zeit. Gibt es kein Soll, also keine Planwerte, kann ich nicht das Ist, den Projektfortschritt, dagegen setzen und notfalls steuern. Diese Arbeiten kosten den Projektleiter Zeit.
- Risikomanagement – Was bzw. Wer kann negativen Einfluss auf mein Projekt nehmen? Wie hoch sind die Auswirkungen in Geld und Zeit? Was muss ich als Reserven für den Eintrittsfall planen? Endtermine, die „verkauft“ werden, ohne Puffer aus den Risikoanalysen zu berücksichtigen, sind schlichtweg nicht einzuhalten. Die Ermittlung eines Endtermines durch die Aneinanderreihung von Arbeitspaketen ist zu 100% falsch. Es gibt kein Projekt ohne Risiken und deren Auswirkungen!
Klaus Grewe koordinierte in London die Bauten zu den Olymischen Sommerspielen 2012, fristgemäß und mit weniger Budget. Zitat „Wir ermitteln am Anfang die Gesamtkosten für ein Projekt. Das ist eine Fleißarbeit: Was braucht man, was kostet ein Kubikmeter Beton, was kostet ein Quadratmeter Schalter, wie viele Leute arbeiten dort? In einer zweiten Runde ermittelt man das Risiko, was entstehen kann, wenn so ein Großprojekt gebaut wird – was passiert, wenn ein kalter Winter kommt, was passiert, wenn Planänderungen kommen?“ Für 14.000 Vorgänge hat er mit seinem Team eine Risikoaufstellungen gemacht und sie mit ins Budget einberechnet. Er ist immer vom schlechtesten Fall ausgegangen. Und er hat es für alle transparent und nachvollziehbar gemacht.
- Kommunikation – Wie in einer guten Ehe, muss man ständig miteinander kommunizieren und nicht erst, wenn das „Projekt“ gescheitert ist. Wie im Projekt kommuniziert wird, wann und mit wem? Das sind Festlegungen die am Anfang eines Projektes getroffen werden müssen. Viele Probleme lassen sich lösen, wenn man bereit ist darüber zusprechen. Probleme werden nicht gelöst in dem man sie verschweigt. Man muss es können und dürfen.
