In Projekten steht am Anfang die Zieldefinition und bekanntlich ist aller Anfang schwer. Unumstritten ist auch die Aussage, dass ohne richtige Zieldefinition eine erfolgreiche Umsetzung eines Projektes eigentlich nicht möglich ist. Aber wie erarbeite ich eine gute Zieldefinition?
Dafür möchte ich Ihnen 3 Werkzeuge, die ich selbst häufig einsetze, vorstellen:
- SMART
- Zielpyramide
- Projekt-Charta
Projekterfolg = Erreichung des geplanten Soll-Zustandes zu einem bestimmten Zeitpunkt, unter Einhaltung eines Budgets und einer bestimmten Qualität.
Wie will ich den Erfolg eines Projektes messen, wenn aber am Anfang der Soll-Zustand nicht messbar definiert wurde.
SMART
Ein einfaches Werkzeug ist die SMART Zieldefinition. Diese Methode dient der Erhöhung der Qualität der Zieldefinitionen.
| Zieldefinition | schlechtes Beispiel | bessere Definition |
|---|---|---|
| Spezifizierung | Wir wollen den Gewinn steigern. | Eine Gewinnsteigerung soll durch Umsatzsteigerungen im Bereich Zimmer des Hotels erzielt werden. Die Umsatzerhöhung soll über eine höhere Auslastung erreicht werden. |
| Messbarkeit | Die Kundenzufriedenheit soll gesteigert werden. | Die Kundenzufriedheit wird über die Anzahl der Kundenbeschwerden „unfreundliche Mitarbeiter“ gemessen. |
| Anspruchsvollen Ziele | Umsatzsteigerung von 30,00 € pro Tag (Tagesumsatz dieses Hotels liegt bei 12.500,00 € pro Tag ) | Umsatzsteigerung von 250,00 € pro Tag (entspricht 2% des Tagesumsatzes ) |
| Realistische Ziele | Umsatzsteigerung im Zimmerbereich von 40% (die Auslastung des Hotels liegt bei 52%, Durchschnitt in der Region 63%) | Es soll im 1. Schritt eine Umsatzsteigerung im Zimmerbereich von 15% auf 67% entsprechend dem regionalen Durchschnitt erreicht werden. |
| Terminierung | Der Umsatz an Speisen soll in nächster Zeit um 7% erhöht werden. | Der Umsatz an Speisen soll bis zum nächster Quartal um 7% erhöht werden. |
Zielpyramide
Ein weiteres Hilfsmittel ist die Zielpyramide.
Mit Hilfe der Zielpyramide werden zwei Fragen beantwortet:
- Wie will ich ein Ziel erreichen, mit welchen Maßnahmen?
- Warum wird die Maßnahme durchgeführt?
Durch die immer wiederkehrende Fragestellung erreicht man eine Verfeinerung bzw. Kontrolle der Ziele. Schauen Sie sich dazu das vereinfachte Beispiel in der Grafik an.
Durch konkrete Zielstellungen lassen sich viel einfacher die entsprechenden Aufgaben für das Projekt ableiten.
Projekt Charta
In kleinen Projekten bietet sich für den Überblick von Zielen, Ergebnissen und Aufgaben folgendes Werkzeug an, die Projekt Charta.
Hinter der Projekt Charta steckt folgende Logik:
- Ein Ziel soll mindestens ein Ergebnis hervorbringen
- Ein Ergebnis kann nur durch mindestens eine Aktivität (Aufgabe) erreicht werden
- Überprüfen Sie die Charta von links nach rechts, aber auch von rechts nach links
| Ziel | Ergebnis | Aktivität |
|---|---|---|
| Was soll das Projekt erreichen? | Ergebnisse die nach Abschluß des Projektes vorliegen sollen. Jedes Ergebnis unterstützt mindestens ein Ziel | Jede Aktivität führt zu mindestens einem Ergebnis |
Was sind meine Ziele? Diese Frage stellen Sie sich regelmäßig.
Haben Sie sich schon mal diese Fragen gestellt?
- Was sind meine „Nicht-Ziele“?
- Was soll nicht Ergebnis sein?
- Was ist „Nicht-Aufgabe“?
Auf den ersten Blick klingen diese Fragen vielleicht etwas komisch. Aber diese sogenannten Kopfstandfragen helfen, sich über seine tatsächlichen Ziele, Ergebnisse und Aufgaben klar zu werden. Man schafft dadurch auch eine bessere Abgrenzung des Projektes zu anderen Projekten.
Wichtig bei Kopfstandfragen: Nach der Fragestellung das Ergebnis wieder auf die Füße zu stellen.
Viele nützliche Werkzeuge für die unterschiedlichsten Aufgaben im Projektalltag finden Sie in dem Buch von Nicolai Andler „Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting: Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden“
Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Thema Zieldefinition gemacht? Sollten Sie Fragen oder Anregungen haben, dann nutzen Sie doch das Forum für einen Austausch.
