Was nehme ich aus dem Videokurs "Projektmanagement Kompakt"  für meine Arbeit mit?

Projekt vs. Prozess

Prozesse weisen einen routinierten, gleichbleibenden Ablauf auf und besitzen eine starre Struktur, während das Projekt (noch) keine klare Struktur besitzt, da es meist neu und in seiner Durchführung noch nicht erprobt ist. Projekte haben zumeist auch eine komplexe Struktur und erfordern für ihre Umsetzung interdisziplinäre, fachübergreifende Zusammenarbeit.

Zwar unterscheiden sich Prozesse und Projekte häufig nicht in ihren Abläufen (Ziel, Auslöser, Eingabe, Planung, Verarbeitung, Ergebnis), jedoch zeigen sich zumeist Unterschiede in der Gewichtung und Ausprägung der einzelnen Punkte (z.B. Risikomanagement).

Phasen und Aufgaben

Das Projektmanagement selbst wird in 5 Phasen gegliedert (Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung, Abschluss).
Die Steuerungsphase selbst wird wiederum in weitere Phasen unterteilt.

Davon zu unterscheiden sind die Aufgaben, die im Rahmen der Projektmanagementphase und im Rahmen der Steuerungsphase anfallen. Die Tätigkeiten, die zu diesen Aufgaben gehören, sollten genau definiert werden und werden als „Arbeitspakete“ bezeichnet. Mehrere Arbeitspakete können zu einer Teilaufgabe bzw. einer Hauptaufgabe zusammengefasst werden.

Zudem sollten wir noch zwischen einer phasenorientierten und einer objektorientierten Strukturierung des Projektes unterscheiden. In der Startphase wird darüber entschieden, ob der Projektstrukturplan phasenorientiert oder objektorientiert dargestellt wird. Die phasenorientierte Darstellung ist durch eine zeitliche Strukturierung charakterisiert, während die objektorientierte Darstellung Objekte in der Vordergrund der Strukturierung stellt.

Projektführung

Die Projektführung obliegt dem Projektleiter, der die Teilprojektverantwortlichen, Arbeitspaketverantwortlichen usw. ernennt und anleitet. Dem Projektleiter kommen während der verschiedenen Phasen des Projektmanagements unterschiedliche Aufgaben zu:

1) Initialisierungsphase: Ausgangslage und Aufgabenstellung klären, offene Fragen klären, Ziele skizzieren, Skizze der Vorgehensweise.

2) Definitionsphase: Startworkshop durchführen, Zieldefinitionen, Risikoanalyse und Stakeholderanalyse erarbeiten, Benennung des Projektteams, Meilensteinplan erarbeiten.

3) Planungsphase: Kosten-, Ressourcen-, Ablauf-, Termin- und Projektstrukturplan erarbeiten, Beschreiben der Arbeitspakete

4) Steuerungsphase: Überwachung und Steuerung der Abarbeitung der Arbeitspakete, Arbeit mit Stakeholdern, Dokumentation pflegen, Risiken bewerten, Änderungen managen.

5) Abschlussphase: Projekt an Auftraggeber übergeben, Abschlussanalyse und -dokumentation, Ressourcen freisetzen, Wissenstransfer sicherstellen.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Den Projektbeteiligten können verschiedene Rollen zukommen. Dabei ist wichtig, dass eine Rolle klar definiert wird – insbesondere im Hinblick auf ihre Aufgaben, Befugnisse und die Verantwortlichkeiten.
Rollen können miteinander kombiniert werden. D.h. eine Person kann mehrere Rollen in einem Projekt übernehmen (z.B. Projektleiter und gleichzeitig Arbeitspaketverantwortlicher). Hierbei sollte eine mögliche Überlastung der jeweiligen Person im Auge behalten werden.
Teilbare Rollen liegen vor, wenn mehrere Personen eine Rolle ausfüllen. So kann es z.B. zwei Projektleiter geben.

Die Verantwortlichkeiten, die mit einer Rolle verbunden sind, sollten klar benannt werden. Sie ergeben sich aus der Aufgabenstellung, die mit der Rolle verbunden ist, und aus der Einordnung in die Projektorganisation. Verantwortlichkeiten können ausübender und überwachender Natur sein.

zur Arbeit der Projektleitung

In der Steuerungsphase besteht die Hauptaufgabe des Projektleiters in der Führung und Kommunikation. Der Projektleiter setzt in dieser Phase das Projekt um, ist für das Controlling verantwortlich, führt das Kernteam, arbeitet mit den Stakeholdern und den Risiken und steuert zudem das Änderungsmanagement.

Zu dieser Arbeit gehören Mitarbeitergespräche, Teambesprechungen, das Durchführen der Stakeholdermaßnahmen und die Beobachtung der Risikoindikatoren.

zum Projektcontrolling

Beim Controlling stehen die 3 Größen LEISTUNG,ZEIT und GELD im Mittelpunkt. Diese drei Größen werden erhoben und im Statusbericht dokumentiert. Dabei kann die Fortschrittsgradmessung anhand verschiedener Methoden erfolgen, die es uns gestatten, den Fortschritt zu quantifizieren. Generell wird der Fortschritt in % angegeben. Die Grundlage für die Fortschrittsgradmessung stellen die Soll-Werte aus der Planung dar; diese werden mit den Ist-Werten aus dem aktuellen Statusbericht verglichen.

Die 3 Arbeitsschritte des Controlling sind das PLANEN, ÜBERWACHEN und das STEUERN, d.h. der geplante SOLL-Zustand soll durch Überwachung und Steuerung erreicht werden.

zum Änderungsmanagement

Änderungen werden häufig durch eingetretene Risiken verursacht und können daher durch ein gutes Risikomanagement vermieden werden.
Änderungen der Projektziele dürfen nur vom Lenkungsausschuss oder dem Auftraggeber vorgeschlagen werden. Änderungsmanagement folgt einer bestimmten Routine: Dabei wird zuerst eine Anfrage gestellt, die im Anschluss bewertet wird. Danach wird ein Änderungsangebot abgegeben. Wird dieses angenommen. kann die Änderung durchgeführt und schließlich abgenommen werden. Zu beachten ist, dass Änderungen dokumentiert werden müssen.

zur Nachbetrachtung

Aufgabe in der Abschlussphase
dient dem Wissenstransfer und betrachtet das gesamte Projekt
verbessert damit die Arbeit in künftigen Projekten u.a. durch Berücksichtigung der Stakeholderanalyse und der Risikoanalyse
bewertet den Umgang mit Veränderungen in der Steuerungsphase
Zusammenfassung der Dokumentationen
Projektübergabe durch Projektleiter an Auftraggeber

zum Wissenstransfer

vermittelt die wichtigsten negative und positive Erkenntnisse aus dem gesamten Projekt für künftige Projekte und Projektbeteiligte
wird schriftlich festgehalten

zur Projektauflösung

wird durch den Projektleiter aufgelöst
orientiert sich an der Risiko- und Stakeholderanalyse
dient der reibungslosen Auflösung des Projekts
Auflösung aller projektbezogenen Ressourcen.
gliedert die Mitarbeiter wieder in ihre Abteilungen und deren Aufgabengebiete ein