Lektion gelernt

Was nehme ich aus dem Videokurs "Projektmanagement Kompakt"  für meine Arbeit mit?

Die Nachbetrachtung in der Projektabschlussphase ist ein fester Bestandteil jedes Projektes.
Die gewonnenen Erkenntnisse sind unser Wissen und unverzichtbar.
Nicht für das abgeschlossene Projekte, aber für alles Zukünftige.  

 gewonnene Erkenntnisse

Diese Erkenntnisse haben Teilnehmer für sich im
Projektmanagement Videokurs gewonnen.

Erkenntnisse
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Erkenntnisse aus dem Modul Projektmanagement

Projekt vs. Prozess

Prozesse weisen einen routinierten, gleichbleibenden Ablauf auf und besitzen eine starre Struktur, während das Projekt (noch) keine klare Struktur besitzt, da es meist neu und in seiner Durchführung noch nicht erprobt ist. Projekte haben zumeist auch eine komplexe Struktur und erfordern für ihre Umsetzung interdisziplinäre, fachübergreifende Zusammenarbeit.

Zwar unterscheiden sich Prozesse und Projekte häufig nicht in ihren Abläufen (Ziel, Auslöser, Eingabe, Planung, Verarbeitung, Ergebnis), jedoch zeigen sich zumeist Unterschiede in der Gewichtung und Ausprägung der einzelnen Punkte (z.B. Risikomanagement).

Phasen und Aufgaben

Das Projektmanagement selbst wird in 5 Phasen gegliedert (Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung, Abschluss).
Die Steuerungsphase selbst wird wiederum in weitere Phasen unterteilt.

Davon zu unterscheiden sind die Aufgaben, die im Rahmen der Projektmanagementphase und im Rahmen der Steuerungsphase anfallen. Die Tätigkeiten, die zu diesen Aufgaben gehören, sollten genau definiert werden und werden als „Arbeitspakete“ bezeichnet. Mehrere Arbeitspakete können zu einer Teilaufgabe bzw. einer Hauptaufgabe zusammengefasst werden.

Zudem sollten wir noch zwischen einer phasenorientierten und einer objektorientierten Strukturierung des Projektes unterscheiden. In der Startphase wird darüber entschieden, ob der Projektstrukturplan phasenorientiert oder objektorientiert dargestellt wird. Die phasenorientierte Darstellung ist durch eine zeitliche Strukturierung charakterisiert, während die objektorientierte Darstellung Objekte in der Vordergrund der Strukturierung stellt.

Projektführung

Die Projektführung obliegt dem Projektleiter, der die Teilprojektverantwortlichen, Arbeitspaketverantwortlichen usw. ernennt und anleitet. Dem Projektleiter kommen während der verschiedenen Phasen des Projektmanagements unterschiedliche Aufgaben zu:

1) Initialisierungsphase: Ausgangslage und Aufgabenstellung klären, offene Fragen klären, Ziele skizzieren, Skizze der Vorgehensweise.

2) Definitionsphase: Startworkshop durchführen, Zieldefinitionen, Risikoanalyse und Stakeholderanalyse erarbeiten, Benennung des Projektteams, Meilensteinplan erarbeiten.

3) Planungsphase: Kosten-, Ressourcen-, Ablauf-, Termin- und Projektstrukturplan erarbeiten, Beschreiben der Arbeitspakete

4) Steuerungsphase: Überwachung und Steuerung der Abarbeitung der Arbeitspakete, Arbeit mit Stakeholdern, Dokumentation pflegen, Risiken bewerten, Änderungen managen.

5) Abschlussphase: Projekt an Auftraggeber übergeben, Abschlussanalyse und -dokumentation, Ressourcen freisetzen, Wissenstransfer sicherstellen.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Den Projektbeteiligten können verschiedene Rollen zukommen. Dabei ist wichtig, dass eine Rolle klar definiert wird – insbesondere im Hinblick auf ihre Aufgaben, Befugnisse und die Verantwortlichkeiten.
Rollen können miteinander kombiniert werden. D.h. eine Person kann mehrere Rollen in einem Projekt übernehmen (z.B. Projektleiter und gleichzeitig Arbeitspaketverantwortlicher). Hierbei sollte eine mögliche Überlastung der jeweiligen Person im Auge behalten werden.
Teilbare Rollen liegen vor, wenn mehrere Personen eine Rolle ausfüllen. So kann es z.B. zwei Projektleiter geben.

Die Verantwortlichkeiten, die mit einer Rolle verbunden sind, sollten klar benannt werden. Sie ergeben sich aus der Aufgabenstellung, die mit der Rolle verbunden ist, und aus der Einordnung in die Projektorganisation. Verantwortlichkeiten können ausübender und überwachender Natur sein.

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Erkenntnisse aus dem  Modul Startphase

zur Zieldefinition

Eine klare Zieldefinition ist wichtig und sollte auch abseits von Projekten für kleinere Aufgaben und Arbeitspakete regelmäßig vor dem Start der eigentlichen Arbeit gemacht werden. Das passiert im Alltag viel zu selten, da die Beteiligten oft meinen das gleiche Verständnis zu haben, es jedoch aufgrund z.B. unterschiedlicher Hintergründe voneinander abweicht. Werde ich mir zukünftig deutlich öfter in Erinnerung rufen.

zur Stakeholderanalyse

Klingt glaube ich in der Theorie leichter als es in der Praxis tatsächlich ist. Key-Take-away für mich: Immer auch die innere Motivation eines Stakeholders versuchen zu verstehen. Diese muss nicht tatsächlich mit der geäußerten Motivation für ein Projekt übereinstimmen, da auch eine innere Agenda verfolgt werden kann.

zur Risikoanalyse

Der Einbezug von Risiken in die Kalkulation von Beginn an, schafft Transparenz und bessere Planbarkeit von Anfang an.
Key-Take-Away: Nicht nur aufzeigen, wie es im Best-Case läuft sondern auch den Worst-Case-aufzeigen und von Anfang an planen, wie dem begegnet werden kann.

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Erkenntnisse aus dem  Modul Planungsphase

zum Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan gibt eine Übersicht über alle anfallenden Aufgaben; nicht thematisiert wird dort, WER was macht und WANN. Der PSP besteht aus mehreren Ebenen: In der untersten Ebene sind die Vorgänge bzw. Arbeitspakete aufgeführt; bei den oberen Ebenen handelt es sich um sogenannte Sammler, in denen Informationen aus den unteren Ebenen aufsummiert werden (Kosten und Zeiten). Der PSP kann unterschiedlich strukturiert sein: Es gibt objektorientierte und phasenorientierte Strukturpläne.

zur Ablauf- und Terminplanung

Ablauf- und Terminpläne halten fest, wer was wann macht. Hierfür müssen die nötigen Vorgänge identifiziert und die Abhängigkeiten zwischen ihnen definiert werden. ES gibt verschiedene Arten von Abhängigkeiten: Normalfolgen, Anfangsfolgen, Endfolgen, Sprungfolgen. Zudem ist es wichtig, Puffer im Terminplan zu berücksichtigen, die es uns erlauben, die erkannten Risiken zu minimieren. Puffer sollten am besten am Ende jeden Meilensteins sowie am Ende des ganzen Projektes eingeplant werden. Die Pufferzeiten ergeben sich als Abschätzung aus der Risikoanalyse.

zur Kapazitäts- und Ressourcenplanung

Ressourcen sind Mitarbeiter, Maschinen oder Materialien. Diese werden im Ablaufplan berücksichtigt, um Ressourcenüberschneidungen zu vermeiden. Ressourcenüberschneidungen erkennt man am besten in einem Balkendiagramm eines Planungstools, denn dort werden diese angezeigt. Dabei wird jedem Mitarbeiter eine Aufgabe mit einer bestimmten Dauer zugeteilt, wobei die tatsächliche Verfügbarkeit des jeweiligen Mitarbeiters berücksichtigt werden muss. Ebenso sollte während der Planung das Risiko eines Ressourcenausfalls bedacht werden (fehlende Mitarbeiter, Maschinenausfall usw.).

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Erkenntnisse aus dem  Modul Steuerungsphase

zur Arbeit der Projektleitung

In der Steuerungsphase besteht die Hauptaufgabe des Projektleiters in der Führung und Kommunikation. Der Projektleiter setzt in dieser Phase das Projekt um, ist für das Controlling verantwortlich, führt das Kernteam, arbeitet mit den Stakeholdern und den Risiken und steuert zudem das Änderungsmanagement.

Zu dieser Arbeit gehören Mitarbeitergespräche, Teambesprechungen, das Durchführen der Stakeholdermaßnahmen und die Beobachtung der Risikoindikatoren.

zum Projektcontrolling

Beim Controlling stehen die 3 Größen LEISTUNG,ZEIT und GELD im Mittelpunkt. Diese drei Größen werden erhoben und im Statusbericht dokumentiert. Dabei kann die Fortschrittsgradmessung anhand verschiedener Methoden erfolgen, die es uns gestatten, den Fortschritt zu quantifizieren. Generell wird der Fortschritt in % angegeben. Die Grundlage für die Fortschrittsgradmessung stellen die Soll-Werte aus der Planung dar; diese werden mit den Ist-Werten aus dem aktuellen Statusbericht verglichen.

Die 3 Arbeitsschritte des Controlling sind das PLANEN, ÜBERWACHEN und das STEUERN, d.h. der geplante SOLL-Zustand soll durch Überwachung und Steuerung erreicht werden.

zum Änderungsmanagement

Änderungen werden häufig durch eingetretene Risiken verursacht und können daher durch ein gutes Risikomanagement vermieden werden.
Änderungen der Projektziele dürfen nur vom Lenkungsausschuss oder dem Auftraggeber vorgeschlagen werden. Änderungsmanagement folgt einer bestimmten Routine: Dabei wird zuerst eine Anfrage gestellt, die im Anschluss bewertet wird. Danach wird ein Änderungsangebot abgegeben. Wird dieses angenommen. kann die Änderung durchgeführt und schließlich abgenommen werden. Zu beachten ist, dass Änderungen dokumentiert werden müssen.

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Erkenntnisse aus dem  Modul Abschlussphase

zur Nachbetrachtung

Aufgabe in der Abschlussphase
dient dem Wissenstransfer und betrachtet das gesamte Projekt
verbessert damit die Arbeit in künftigen Projekten u.a. durch Berücksichtigung der Stakeholderanalyse und der Risikoanalyse
bewertet den Umgang mit Veränderungen in der Steuerungsphase
Zusammenfassung der Dokumentationen
Projektübergabe durch Projektleiter an Auftraggeber

zum Wissenstransfer

vermittelt die wichtigsten negative und positive Erkenntnisse aus dem gesamten Projekt für künftige Projekte und Projektbeteiligte
wird schriftlich festgehalten

zur Projektauflösung

wird durch den Projektleiter aufgelöst
orientiert sich an der Risiko- und Stakeholderanalyse
dient der reibungslosen Auflösung des Projekts
Auflösung aller projektbezogenen Ressourcen.
gliedert die Mitarbeiter wieder in ihre Abteilungen und deren Aufgabengebiete ein

Rückmeldung
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Feedback zum Kurs

Mein persönliches Fazit

Meine Erwartungen:
1. Theoretische Hintergründe zum Projektmanagement: Die Erwartung, theoretisches Hintergrundwissen zu dieser Thematik zu erlangen, wurde erfüllt. Es wurden verschiedene Konzepte und Begrifflichkeiten vermittelt, die in der theoretischen Auseinandersetzung mit dem Projektmanagement geläufig sind.

2. Einblicke in die Praxis: Auch diese wurden durch den Dozenten vermittelt durch Beispiele, die seiner eigenen Praxis entstammen. Damit konnte das theoretische Wissen veranschaulicht werden.

Ich würde den Kurs weiterempfehlen, weil:

– der Kurs die Möglichkeit zum flexiblen Arbeiten bietet.
– der Kurs eine gute Mischung aus Theorie und Praxis darstellt.
– in den Anhängen viele weiterführende Unterlagen zu finden
sind.

Speziell die selbstständig durchführbare Projektarbeit hat Stärken und Schwächen der Projektarbeit aufgezeigt.
Die Transferfragen haben das in den Kursen vermittelte Wissen nach jeder Lektion kontrolliert.
Gut erklärt war die Bedeutung technischer Tools bei Veränderungen im Projekt-

Der Mix aus selbständiger, aber angeleiteter Vorbereitung (Multimedial) und dem zweitägigen Workshop, war kurzweilig, sehr informativ und eingängig. Das wichtigste war jedoch der eindeutige Praxisbezug und in Person von Herrn Winter, ein äußerst kompetenter Schulungsleiter.

Ich würde den Kurs weiterempfehlen

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