Nicht noch ein Projekt!

letztes Änderung am Februar 28, 2021

4 Phasen eines Projektes

Wie gehe ich an neue Aufgaben ran?

Ob ich denn „DAS“ auch selbst alles mache. Diese Frage bekomme ich regelmäßig bei verschiedenen Gelegenheiten gestellt.
Ja, ich mache „DAS“.
Ich mache das natürlich immer abhängig von der Aufgabe, die ich umsetze. Aber die grundlegende Vorgehensweise ist immer die gleiche.

Uns ist nur nicht bewusst, dass wir es fast immer von alleine tun. Ohne das wir Zieldefinition, Stakeholderanalyse, Risikomanagement und Planung darüber schreiben.

Kleines Beispiel gefällig?

Heute ist Montag und Sie nehmen sich vor am nächsten Samstagabend für Freunde zu kochen.
Fangen wir mit den Zielen an. Was will ich machen?
Am nächsten WE und Kochen für Freunde, zwei Ziele.
Vielleicht eher unbewusst, es muss allen schmecken und es soll genug da sein 😉
Sie denken an Kochen, aber es soll ja auch ein schöner Abend werden.
Getränke sind auch wichtig.
Nächster Schritt, die Stakeholderanalyse. Was muss ich bedenken?
Wer isst was, muss ich etwas beachten? Denn Ziel ist, es muss ja allen schmecken.
Gab es da nicht jemanden mit einer Unverträglichkeit?
Und da wäre ja noch meine Nachbarin, eine ältere Dame, die immer …..
Dann kommt die Risikoanalyse. Was kann schiefgehen?
Ich kann nicht kochen. Letztes Mal ist das Fleisch ein Desaster gewesen.
Haben sich nicht die Zwei getrennt …..
Ich krieg nicht das eingekauft, was ich kochen will.
Neue Regeln in der Pandemie ;-(
Ich muss kurzfristig für meinen Kollegen einspringen.
Ich hatte letztes Mal zu wenig Getränke für die Mädels ….
Die Planung kommt.
Was muss ich alles einkaufen?
Wann fange ich am besten an?
Kann Conny mir nächste Woche helfen?
Wir schauen mal ein Stück weiter, auf geht’s in die Durchführung.
Es ist Freitag 20.00 Uhr
Habe diesen tollen Wein nicht bekommen, und beim Fleischer war meine Bestellung auch nicht da. Hatte ich garnicht auf dem Schirm, dass das passieren kann. Was mache ich jetzt? Ich telefoniere mit Conny….
Samstag 17.00 Uhr
Heut geht alles nicht richtig von der Hand, die Zeit wird knapp. Aber auf Conny ist Verlass und sie hat alles im Griff. Sie hatte einen Plan B (als wenn sie es geahnt hätte)
Samstag 20.00 Uhr
Alle sind da und das Essen ist auch fertig. Wenn auch nicht das, was ich gedacht hatte.
Sonntagfrüh, eine kleine Nachbetrachtung.
Es war ein toller Abend, alle waren zufrieden.
Nächstes Mal schreibe ich mir eine Einkaufliste, sonst vergesse ich wieder was 😉
Und mit dem Wein, dass war nicht so schlimm. Hat keiner gemerkt.

Gehen Sie mit mir mit?

Wir tun es eigentlich. Wie umfangreich, hängt maßgeblich von der Wichtigkeit des „Projektes“ ab. Will ich „nur“ etwas zum Essen hinstellen, weil wir zusammen einen Spieleabend machen. Oder möchte ich jemanden mit meiner Kochkunst beeindrucken?

Abhänging von der Wichtigkeit der Aufgabenstellung gehe ich immer wieder gleich vor.
Ich stelle mir folgende Frage:
„Was ist das für eine Aufgabe, Routineaufgabe oder Nicht-Routineaufgabe?
A) Routineaufgabe, zigmal gemacht. Ich weiß wie ich vorgehe, ich habe das Wissen.
Oder
B) Nicht-Routineaufgabe, dann stellt sich die Frage: Welches Wissen habe ich über die Aufgabe? Kenne ich die Schritte zur Abarbeitung? Je weniger ich über die Aufgabe weiß, um so mehr Zeit benötige ich um mich einzudenken.
Hier helfen mir Werkzeuge und Methoden des Projektmanagement, mich Schritt für Schritt, vorzuarbeiten. Immer unter den zwei Aspekten:
„So grob wie möglich, so fein wie nötig!“ und „Vom Groben zum Feinen!“

Es sind einfache kleine Fragen die mir helfen meine Aufgabe umzusetzen. So manches Mal habe ich nach den ersten Fragen festgestellt, dass sich die Aufgabe anders darstellt, als am Anfang gedacht. Stellt sie sich zum Beispiel umfangreicher dar, dann kann ich klare Entscheidungen treffen. Komplett umsetzen, Schrittweise oder nur Teile davon.

4 Phasen eines Projektes

Start

  • Was für eine Aufgabenstellung habe ich?
  • Was ist mir aktuell bekannt?
  • Warum will ich das machen?
  • Was will ich erreicht haben?
  • Was muss ich beachten?
  • Was könnte mich vom Erfolg abhalten?
  • Will ich es umsetzen?

Planung

  • Welche Aufgaben müssen erledigt werden?
  • Wie ist die Abfolge der Aufgaben?
  • Wer setzt die Aufgaben um?
  • Wann werden die Aufgaben umgesetzt?
  • Wieviel und welche Ressourcen benötige ich?

Umsetzung

  • Wer macht gerade was?
  • Welche Aufgaben sind erledigt?
  • Welche Aufgaben sind offen?
  • Wo stehen wir heute?
  • Wie läuft es insgesamt?

Abschluss

  • Was haben wir erreicht?
  • Wie ist es gelaufen?
  • Was kann ich mitnehmen?

Probleme sind eingetretene Risiken

In der Startphase nehme ich mir immer genügend Zeit, denke in Ruhe nach. Das spart mir am Ende immer Zeit.
Projekte laufen oft aus dem Ruder, weil uns die Problem überrennen. Im Nachgang betrachtet, erkennen wir, dass viele davon bekannt waren. Also, was läuft schief? Mit den einfachen Fragenstellung kann ich viele Risiken erkennen und abfangen? Wir müssen uns nur trauen!

In meinen Projektmanagement Seminaren und Workshops gehört der Projektstart zu den wichtigsten und umfangreichsten Elementen. Von den Teilnehmern höre ich dann meist, dass der Aufwand für einen sauberen Projektstart, gemessen am Effekt, sehr gering ist.

Behauptung oder These?

Wenn wir diese einfachen Fragen zusammen mit dem Auftraggeber und dem Team sauber abarbeiten, laufen unsere Projekte besser.

Was meinen Sie?

Diese Fragen beantwortet, helfen uns Risiken zu erkennen und Entscheidungen rechtzeitig zu treffen. Dadurch bringen wir Ruhe und Transparenz in die Arbeit. Mehr Ruhe = besseres Ergebnis.
Glauben Sie, dass man mit so einfachen Fragen komplexe Aufgabenstellungen (Projekte) besser umsetzen kann?
Meiner Erfahrung nach, ja.
Gehen Sie mit meiner Meinung mit? Helfen Sie mit Ihren Erfahrungen anderen Projekte besser umzusetzen.
Ich freue mich über Ihre Meinung und Kommentar.

René Winter

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Arbeitet als Berater, Coach und Trainer mit den Schwerpunkte Projektmanagement, Prozessmanagement, Russischer Markt und Existenzgründung, Kommunikation, MindManager, MS Project,

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