Meine Erkenntnisse aus dem Modul Projektmanagement

Projekt vs. Prozess

Prozesse weisen einen routinierten, gleichbleibenden Ablauf auf und besitzen eine starre Struktur, während das Projekt (noch) keine klare Struktur besitzt, da es meist neu und in seiner Durchführung noch nicht erprobt ist. Projekte haben zumeist auch eine komplexe Struktur und erfordern für ihre Umsetzung interdisziplinäre, fachübergreifende Zusammenarbeit.

Zwar unterscheiden sich Prozesse und Projekte häufig nicht in ihren Abläufen (Ziel, Auslöser, Eingabe, Planung, Verarbeitung, Ergebnis), jedoch zeigen sich zumeist Unterschiede in der Gewichtung und Ausprägung der einzelnen Punkte (z.B. Risikomanagement).

Phasen und Aufgaben

Das Projektmanagement selbst wird in 5 Phasen gegliedert (Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung, Abschluss).
Die Steuerungsphase selbst wird wiederum in weitere Phasen unterteilt.

Davon zu unterscheiden sind die Aufgaben, die im Rahmen der Projektmanagementphase und im Rahmen der Steuerungsphase anfallen. Die Tätigkeiten, die zu diesen Aufgaben gehören, sollten genau definiert werden und werden als „Arbeitspakete“ bezeichnet. Mehrere Arbeitspakete können zu einer Teilaufgabe bzw. einer Hauptaufgabe zusammengefasst werden.

Zudem sollten wir noch zwischen einer phasenorientierten und einer objektorientierten Strukturierung des Projektes unterscheiden. In der Startphase wird darüber entschieden, ob der Projektstrukturplan phasenorientiert oder objektorientiert dargestellt wird. Die phasenorientierte Darstellung ist durch eine zeitliche Strukturierung charakterisiert, während die objektorientierte Darstellung Objekte in der Vordergrund der Strukturierung stellt.

Projektführung

Die Projektführung obliegt dem Projektleiter, der die Teilprojektverantwortlichen, Arbeitspaketverantwortlichen usw. ernennt und anleitet. Dem Projektleiter kommen während der verschiedenen Phasen des Projektmanagements unterschiedliche Aufgaben zu:

1) Initialisierungsphase: Ausgangslage und Aufgabenstellung klären, offene Fragen klären, Ziele skizzieren, Skizze der Vorgehensweise.

2) Definitionsphase: Startworkshop durchführen, Zieldefinitionen, Risikoanalyse und Stakeholderanalyse erarbeiten, Benennung des Projektteams, Meilensteinplan erarbeiten.

3) Planungsphase: Kosten-, Ressourcen-, Ablauf-, Termin- und Projektstrukturplan erarbeiten, Beschreiben der Arbeitspakete

4) Steuerungsphase: Überwachung und Steuerung der Abarbeitung der Arbeitspakete, Arbeit mit Stakeholdern, Dokumentation pflegen, Risiken bewerten, Änderungen managen.

5) Abschlussphase: Projekt an Auftraggeber übergeben, Abschlussanalyse und -dokumentation, Ressourcen freisetzen, Wissenstransfer sicherstellen.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Den Projektbeteiligten können verschiedene Rollen zukommen. Dabei ist wichtig, dass eine Rolle klar definiert wird – insbesondere im Hinblick auf ihre Aufgaben, Befugnisse und die Verantwortlichkeiten.
Rollen können miteinander kombiniert werden. D.h. eine Person kann mehrere Rollen in einem Projekt übernehmen (z.B. Projektleiter und gleichzeitig Arbeitspaketverantwortlicher). Hierbei sollte eine mögliche Überlastung der jeweiligen Person im Auge behalten werden.
Teilbare Rollen liegen vor, wenn mehrere Personen eine Rolle ausfüllen. So kann es z.B. zwei Projektleiter geben.

Die Verantwortlichkeiten, die mit einer Rolle verbunden sind, sollten klar benannt werden. Sie ergeben sich aus der Aufgabenstellung, die mit der Rolle verbunden ist, und aus der Einordnung in die Projektorganisation. Verantwortlichkeiten können ausübender und überwachender Natur sein.

Meine Erkenntnisse aus dem Modul Projektmanagement

Projekt vs. Prozess

Prozess: einmalige, innovativen Gesamtaufgabe in einem Unternehmen
Abgrenzung der Ressourcen nach Zielen, zeitlichen-, finanziellen- und personellen Ressourcen sowie gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifischen Organisationen
Prozess: eine sich ständig wiederholende Routineaufgabe, unterteilbar in mehrere Tätigkeiten mit dem Ziel vorhandene Vorgänge kontinuierlich zu verbessern

Phasen und Aufgaben

Projektphase: Abgrenzung der Projektphasen in einem Projekt nach zeitlichen und inhaltlichen Kriterien, eingesetzte Modelle sind das 4 Phasen- und 5 Phasenmodell. (z.B. Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss) Jede Projektphase hat Aufgaben (z.B. Benennung Projektleiter)
Projektaufgabe: umfasst alle Aufgaben eines Projekts, Aufteilung der Gesamtaufgabe in Teilaufgaben durch den Projektleiter. Unterteilung der Aufgaben in einzelne Arbeitspakete mit genauer Beschreibung der zu erfüllenden Aufgabe/Tätigkeit

Projektführung

Projektführung: managen des Projekts, umfasst z.B. Aufgaben in der Planung, Steuerung & Kontrolle sowie Risikomanagement des Projekts, ist nicht verantwortlich für die Umsetzung des Projekts

Rollen und Verantwortlichkeiten

Rolle: wird durch eine oder mehrere Personen durchgeführt, besteht aus Aufgabe, Verantwortung und Befugnis.
Verantwortlichkeit: Bestandteil der Rollen im Projektmanagement, ergibt sich aus Aufgaben und Einordnung in die Projektorganisation (ausübende- oder überwachende Rolle)

Meine Erkenntnisse aus dem Modul Projektmanagement

Projekt vs. Prozess

ein Prozess ist ene Abfolge von tätigkeiten die wir genau wissen wer bekommt welche ergebnis die von wer geliefert.
Projekt ist eine Aufgabe die Person noch nie hatte

Phasen und Aufgaben

ein Projekt hat mehrer Phasen 5 oder 4 Phasen (Start phase, Planung, Steuerung, Abschluss) aber die Aufgaben inerhalb eines Projektes bleibt die gleiche.

Projektführung

Arbeitspaketen bearbeitung, Controlling, Änderuungsmanagment, Risikomanagment, Stakeholdermanagment, Wissenssicherung (transfer), Abschlussdokumentation, Freisetzungsressorcen, Abschlus Feier.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Rollen: Teilbar, Kompeniertbar.
entweder mehrer Personen für eine Aufgasbe verantwortlich ist, oder eine Person füür mehere Aufgaben Verantwortlich
Verantwortlichkeitist die Kern eine Rolle

Meine Erkenntnisse aus dem Modul Projektmanagement

Projekt vs. Prozess

ist wichtig

Phasen und Aufgaben

keine aufgaben

Projektführung

ohne geht nicht

Rollen und Verantwortlichkeiten

müssen festgelegt werden