Meine Erkenntnisse aus dem Modul Projektmanagement

Projekt vs. Prozess

Prozesse weisen einen routinierten, gleichbleibenden Ablauf auf und besitzen eine starre Struktur, während das Projekt (noch) keine klare Struktur besitzt, da es meist neu und in seiner Durchführung noch nicht erprobt ist. Projekte haben zumeist auch eine komplexe Struktur und erfordern für ihre Umsetzung interdisziplinäre, fachübergreifende Zusammenarbeit.

Zwar unterscheiden sich Prozesse und Projekte häufig nicht in ihren Abläufen (Ziel, Auslöser, Eingabe, Planung, Verarbeitung, Ergebnis), jedoch zeigen sich zumeist Unterschiede in der Gewichtung und Ausprägung der einzelnen Punkte (z.B. Risikomanagement).

Phasen und Aufgaben

Das Projektmanagement selbst wird in 5 Phasen gegliedert (Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung, Abschluss).
Die Steuerungsphase selbst wird wiederum in weitere Phasen unterteilt.

Davon zu unterscheiden sind die Aufgaben, die im Rahmen der Projektmanagementphase und im Rahmen der Steuerungsphase anfallen. Die Tätigkeiten, die zu diesen Aufgaben gehören, sollten genau definiert werden und werden als „Arbeitspakete“ bezeichnet. Mehrere Arbeitspakete können zu einer Teilaufgabe bzw. einer Hauptaufgabe zusammengefasst werden.

Zudem sollten wir noch zwischen einer phasenorientierten und einer objektorientierten Strukturierung des Projektes unterscheiden. In der Startphase wird darüber entschieden, ob der Projektstrukturplan phasenorientiert oder objektorientiert dargestellt wird. Die phasenorientierte Darstellung ist durch eine zeitliche Strukturierung charakterisiert, während die objektorientierte Darstellung Objekte in der Vordergrund der Strukturierung stellt.

Projektführung

Die Projektführung obliegt dem Projektleiter, der die Teilprojektverantwortlichen, Arbeitspaketverantwortlichen usw. ernennt und anleitet. Dem Projektleiter kommen während der verschiedenen Phasen des Projektmanagements unterschiedliche Aufgaben zu:

1) Initialisierungsphase: Ausgangslage und Aufgabenstellung klären, offene Fragen klären, Ziele skizzieren, Skizze der Vorgehensweise.

2) Definitionsphase: Startworkshop durchführen, Zieldefinitionen, Risikoanalyse und Stakeholderanalyse erarbeiten, Benennung des Projektteams, Meilensteinplan erarbeiten.

3) Planungsphase: Kosten-, Ressourcen-, Ablauf-, Termin- und Projektstrukturplan erarbeiten, Beschreiben der Arbeitspakete

4) Steuerungsphase: Überwachung und Steuerung der Abarbeitung der Arbeitspakete, Arbeit mit Stakeholdern, Dokumentation pflegen, Risiken bewerten, Änderungen managen.

5) Abschlussphase: Projekt an Auftraggeber übergeben, Abschlussanalyse und -dokumentation, Ressourcen freisetzen, Wissenstransfer sicherstellen.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Den Projektbeteiligten können verschiedene Rollen zukommen. Dabei ist wichtig, dass eine Rolle klar definiert wird – insbesondere im Hinblick auf ihre Aufgaben, Befugnisse und die Verantwortlichkeiten.
Rollen können miteinander kombiniert werden. D.h. eine Person kann mehrere Rollen in einem Projekt übernehmen (z.B. Projektleiter und gleichzeitig Arbeitspaketverantwortlicher). Hierbei sollte eine mögliche Überlastung der jeweiligen Person im Auge behalten werden.
Teilbare Rollen liegen vor, wenn mehrere Personen eine Rolle ausfüllen. So kann es z.B. zwei Projektleiter geben.

Die Verantwortlichkeiten, die mit einer Rolle verbunden sind, sollten klar benannt werden. Sie ergeben sich aus der Aufgabenstellung, die mit der Rolle verbunden ist, und aus der Einordnung in die Projektorganisation. Verantwortlichkeiten können ausübender und überwachender Natur sein.

Meine Erkenntnisse aus dem Modul Projektmanagement

Projekt vs. Prozess

Prozess: einmalige, innovativen Gesamtaufgabe in einem Unternehmen
Abgrenzung der Ressourcen nach Zielen, zeitlichen-, finanziellen- und personellen Ressourcen sowie gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifischen Organisationen
Prozess: eine sich ständig wiederholende Routineaufgabe, unterteilbar in mehrere Tätigkeiten mit dem Ziel vorhandene Vorgänge kontinuierlich zu verbessern

Phasen und Aufgaben

Projektphase: Abgrenzung der Projektphasen in einem Projekt nach zeitlichen und inhaltlichen Kriterien, eingesetzte Modelle sind das 4 Phasen- und 5 Phasenmodell. (z.B. Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss) Jede Projektphase hat Aufgaben (z.B. Benennung Projektleiter)
Projektaufgabe: umfasst alle Aufgaben eines Projekts, Aufteilung der Gesamtaufgabe in Teilaufgaben durch den Projektleiter. Unterteilung der Aufgaben in einzelne Arbeitspakete mit genauer Beschreibung der zu erfüllenden Aufgabe/Tätigkeit

Projektführung

Projektführung: managen des Projekts, umfasst z.B. Aufgaben in der Planung, Steuerung & Kontrolle sowie Risikomanagement des Projekts, ist nicht verantwortlich für die Umsetzung des Projekts

Rollen und Verantwortlichkeiten

Rolle: wird durch eine oder mehrere Personen durchgeführt, besteht aus Aufgabe, Verantwortung und Befugnis.
Verantwortlichkeit: Bestandteil der Rollen im Projektmanagement, ergibt sich aus Aufgaben und Einordnung in die Projektorganisation (ausübende- oder überwachende Rolle)

Meine Erkenntnisse aus dem Modul Projektmanagement

Projekt vs. Prozess

ein Prozess ist ene Abfolge von tätigkeiten die wir genau wissen wer bekommt welche ergebnis die von wer geliefert.
Projekt ist eine Aufgabe die Person noch nie hatte

Phasen und Aufgaben

ein Projekt hat mehrer Phasen 5 oder 4 Phasen (Start phase, Planung, Steuerung, Abschluss) aber die Aufgaben inerhalb eines Projektes bleibt die gleiche.

Projektführung

Arbeitspaketen bearbeitung, Controlling, Änderuungsmanagment, Risikomanagment, Stakeholdermanagment, Wissenssicherung (transfer), Abschlussdokumentation, Freisetzungsressorcen, Abschlus Feier.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Rollen: Teilbar, Kompeniertbar.
entweder mehrer Personen für eine Aufgasbe verantwortlich ist, oder eine Person füür mehere Aufgaben Verantwortlich
Verantwortlichkeitist die Kern eine Rolle

Meine Erkenntnisse aus dem Modul Projektmanagement

Projekt vs. Prozess

ist wichtig

Phasen und Aufgaben

keine aufgaben

Projektführung

ohne geht nicht

Rollen und Verantwortlichkeiten

müssen festgelegt werden

Meine Erkenntnisse aus dem Modul Projektmanagement

Projekt vs. Prozess

Projekt ist etwas was man noch nie gemacht hat. Es werden Resourcen, Budget, und Zeit benötigt. Man verfolgt ein klar Definiertes Ziel. Im Projekt arbeiten verschiedene Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen.
Prozess ist die tägliche Arbeit. Es wird nach dem EVA Modell gegliedert in Eingang Verarbeitung Ausgabe.

Phasen und Aufgaben

Es gibt die Initalisierungsphase bei welcher geschaut wird ob ein Projekt durchgeführt wird oder nicht. Es erfolgt u.a. die Risikoanalyse. Dieser folgt die Planungsphase, die Entscheidungsphase, die Durchführung und die Kontrollphase. In allen Phasen erfolgt die Dokumentation.

Projektführung

In der Projektführung werden alle Bereiche gesteuert. Die Führung wird auch Projektmanagment oder Projektleiter genannt. Dieser steuer Budgets, macht Zeiteinteilung und trifft grundsätzliche Entscheidungen. Er übergibt am Ende das Ergebnis an den Auftraggeber.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Alle MA haben unterschiedliche Rollen mit Ihren eigenen Verantwortlichkeiten. Diese sollten klar definiert sein.

Meine Erkenntnisse aus dem Modul Projektmanagement

Projekt vs. Prozess

Prozess: wiederkehrender Ablauf von Tätigkeiten, Lösung anfangs bekannt
Projekt: einmalige, zeitlich begrenzte, komplexe Aufgabe – Lösung anfangs unbekannt

Phasen und Aufgaben

Initialisierung: Ist-Zustand feststellen, Vorgehen erarbeiten
Definition: Zieldefinition, Projektteam festlegen
Planung: Ablauf der Projektphasen planen, Kosten und Ressourcen
Steuerung/ Durchführung: Durchführung aller Aufgaben, Steuerung durch Projektleitung
Abschluss: Besenreine Übergabe an Auftraggeber, Lessons learned, Abschlussfeier
Alle Phasen umfassend: Dokumentation

Projektführung

Bedient sich Werkzeugen des Projektmanagements um Projektphasen zu steuern

Rollen und Verantwortlichkeiten

Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse einer Rolle werden in der Definitionsphase festgelegt. Bindung mehrerer Rollen an eine Person führt zur Vernachlässigung einzelner Rollen.

Meine Erkenntnisse aus dem Modul Projektmanagement

Projekt vs. Prozess

Phasen und Aufgaben

Projektführung

Rollen und Verantwortlichkeiten

Meine Erkenntnisse aus dem Modul Projektmanagement

Projekt vs. Prozess

Projekt ist neu
Prozesse kommen immer wieder vor

Phasen und Aufgaben

Planung und Dokumentation

Projektführung

Struktur

Rollen und Verantwortlichkeiten

Aufgabenverteilung und miteinander

Meine Erkenntnisse aus dem Modul Projektmanagement

Projekt vs. Prozess

Ein Projekt ist einmalig der Prozess hingegen wiederholbar.

Phasen und Aufgaben

Ein Projekt verläuft in Phasen mit klar definierten Aufgaben.

Projektführung

Gute Projektführung erfordert klare Kommunikation und Teamkoordination.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Klare Rollen und Verantwortlichkeiten sind entscheidend für den Projekterfolg.

Meine Erkenntnisse aus dem Modul Projektmanagement

Projekt vs. Prozess

Safetylove Ventures ist ein Projekt

Phasen und Aufgaben

Grundsätzlich noch in der Initialisierungsphase. Was ich wie machen möchte, habe ich zwar schon grob für mich durchdacht und erste Strukturen entwickelt, aber die Dokumentation dazu fehlt. Ziele, Risiken und Atakehold noch gar nicht definiert.

Projektführung

Das Projektteam wird nur aus mir bestehen, damit liegt hier auch die Führung.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Rollen und Verantworlichkeiten liegen komplett bei mir. Dieses Projekt soll sich grundsätzlich selbst finanzieren, also mit zunehmenden Einnahmen können Teilbereiche outgescored werden.

Meine Erkenntnisse aus dem Modul Projektmanagement

Projekt vs. Prozess

Projekt:
– Weg der Umsetzung ist unbekannt
– Ist es neuartiges, was wir bisher noch nicht gemacht haben
– ist einmalig

Prozess:
– Umsetzungsweg ist bekannt
– etwas wiederkehrendes

Phasen und Aufgaben

SPDA

Startphase (Initialisierung & Definition)
Planungsphase
Definitionsphase
Abschluss

Projektführung

– darf nicht unter den Tisch fallen
– ist Aufgabe des Projektleisters

Rollen und Verantwortlichkeiten

Projektleiter: Für die Führung des Projektes verantwortlich
Verantwortlich für das gesamte Projekt.

Arbeitspaket-Verantwortlicher:
Verantwortlich für die Erfüllung eines Arbeitspaketes

Meine Erkenntnisse aus dem Modul Projektmanagement

Projekt vs. Prozess

ein Projekt hat ein Beginn und ein Ende. Erzeugt einen einmaligen Nutzen oder Produkt. erschafft etwas neues, was es so noch nicht gegeben hat. ist einmalig.
Ein Prozess kennen wir. Ist klar definiert, schafft Sicherheit, da das Vorgehen bekannt ist.

Phasen und Aufgaben

Ein Projekt nach DIN gliedert sich in 5, bzw. 4 Phasen.
Initialisierung(Definition), Planung, Durchführung und Abschluss.
Nach der Definitionsphase entscheidet sich, ob das Projekt durchgeführt wird.
typische Aufgaben in der Definitionsphase:
Ziele definieren
Stakeholdermgmt
Risikoanalyse
Aufagben der Planungsphase
Projektstruktur und Ablaufplanung
Ressourcenplanung
Personalplanung
Terminplanung
Aufgaben in der Durchführung:
Abarbeitung der Arbeitspakete
Stakeholder
Risiko
Steuerung
Controlling
Aufgaben Abschluss
Nachbetrachtung
Abschlussbericht
Transfer und Erhalt von Wissen
Freisetzung der Ressourcen

Projektführung

Rollen und Verantwortlichkeiten

sollten klar und transparent formuliert sein.
In jedem Projekt gibt es Rollen die immer auftauchen:
Projektleiter: steuert das Projekt
Auftraggeber: trifft die Entscheidungen, hat das Projekt in Auftrag gegeben
Risikomanager: behält die Risiken im Blick
Projektmitarbeiter
Controller

ggf. können Rollen von mehreren Personen erfüllt werden (teilbar)
oder eine Person erfüllt mehrere Rollen (kombinierbar)
bei kleineren Projekten, kann der PL zum Beispiel auch Controller und/oder Risikomanager sein

Meine Erkenntnisse aus dem Modul Projektmanagement

Projekt vs. Prozess

Projekt
Vorgehensweise ist neu und unbekannt
Prozess
Die Vorgehensweise ist bekannt ( evtl abgewandelt) und wiederkehrend

Phasen und Aufgaben

Zwei gängige Modelle
5 Phasen – Initialisierung, Definitionsphase, Planung, Durchführung/ Steuerung, Abschluss
4 Phasen – Definition, Planung, Durchführung/Steuerung, Abschluss
In allen Phasen wichtig- richtige Dokumentation
Initialisierung / Definition: z.B. Grobziele def, Projektorga festlegen, Zieldefinieren, Analysen machen (z.B. Stakeholder)
Planung: z.B. AP planen, Kosten planen, Terminplan erstellen
Durchführung: z.B. Controlling, Überwachungen, Umsetzung
Abschluss: z.B. Auswertung, Übergabe , Wissen dokumentieren

Projektführung

Rollen und Verantwortlichkeiten

Sollen definiert sein z.B. Befugnisse, Zuständigkeiten,
damit jeder weiß wer, wie, wo